Édition personnalisée pour Agefodd/Documentation utilisateur

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Sommaire

Présentation du module

  • Ce module vous permet de personnaliser les documents générés dans Agefodd (convention, programme, etc...). Vous créez vos modèles PDF que vous pouvez ensuite sélectionner lors de la génération de vos documents dans Agefodd. Ce module intègre également les fonctionnalités du module Modèle de courrier pour créer vos PDF V2 pour la personnalisation de vos modèles de factures, propositions, etc...

Informations pratiques

  • Ce module fonctionne à partir de la version 6.0 de Dolibarr
  • Prochainement disponible sur [ Dolistore]

Configuration du module

  • Pour configurer ce nouveau module, il faut aller dans "Accueil", puis dans le menu de gauche "Configuration" -> "Modules/Applications"; recherchez alors le module "Modèles de courriers".
Édition personnalisée pour Agefodd - Configuration


  • Cliquez sur l'icône Mcv2.3.png en bout de ligne pour accéder au détail de la configuration.
Édition personnalisée pour Agefodd - Configuration


  • C'est ici que vous aller pouvoir créer votre en-tête et pied de page par défaut.
Édition personnalisée pour Agefodd - Personnalisation entête et pied de page


  • Vous pourrez tout à fait définir des en-têtes et pieds de page différents dans vos modèles, comme vous le verrez par la suite.


  Pour une utilisation optimale du module, il est recommandé d'activer le module éditeur WYSIWYG natif de Dolibarr.
  Pensez également à gérer les droits de vos utilisateurs pour qu'ils aient accès à la consultation/modification/suppression ou l'utilisation des modèles de courrier.

Menu secondaire

  • Les fonctionnalités du module Modèle de documents sont accessibles depuis le menu principal de Dolibarr par l'onglet "Modèles de courriers" :
Édition personnalisée pour Agefodd - Menu principal


  • Le menu principal affiche un tableau de bord de l’utilisation des différents modèles de documents avec :
    • une liste des derniers modèles de courriers créés / modifiés
    • une liste des derniers courriers courant générés (Hors Agefodd). Vous pouvez remarquer que chaque courrier a sa propre référence.
  • Vous disposez ensuite d'un menu secondaire :
Édition personnalisée pour Agefodd - Menu secondaire
  • Nous allons détailler ici les différentes entrées de ce menu.

Liste des modèles de courrier

  • En cliquant sur "Modèles de courriers" on accède au 6 derniers modèles créés, et en cliquant sur "Liste des modèles de courrier", on accède à l'intégralité des modèles existants.
Édition personnalisée pour Agefodd - Menu secondaire


Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des modèles de courriers


  • On peut accéder au détail du modèle en cliquant sur son titre, son type d'objet ou sur l'icône d'édition en bout de ligne :


Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des modèles de courriers


  • Les différents onglets permettent d'accéder aux différents éléments de votre modèle pour les visualiser/modifier (corps du courrier, en-tête, pied de page, image de fond) :
Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des modèles de courriers


  Le module propose 4 modèles courants (Commande, Contrat, Facture, Proposition), que vous pouvez réutiliser en les clonant. Un modèle "EDITION_PERSO_AGEFODD_EXEMPLE" est disponible pour vous aider dans l'établissement des modèles pour Agefodd.


Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des modèles de courriers


  • Éditez ce modèle, à l'intérieur vous retrouverez les éléments qui vous servirons pour vos différents modèles de documents de Formation.
Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des modèles de courriers

Nouveau modèle de courrier

  • Pour créer un nouveau modèle de courrier, cliquez sur l'entrée du menu secondaire "Nouveau modèle de courrier".
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau modèle de courrier


  Pour rappel, vous disposez dans la liste des modèles de courriers de 4 modèles type (facture, commande, proposition, contrat) que vous pouvez cloner pour vous en inspirer. 


  • Vous sélectionnez d'abord le type d'objet dans la liste déroulante (contrat , proposition, feuille d'émargement, programme, chevalet, etc...)
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau modèle de courrier


  • Saisissez ensuite le titre du futur document
  • Enfin indiquez si vous souhaitez un format paysage plutôt qu'un format portrait; par défaut, si rien n'est modifié, votre document sera en format portrait.
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau modèle de courrier


  • Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Créer".
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau modèle de courrier


  • 4 onglets sont à votre disposition pour modifier les différents éléments de votre courrier :
    • le corps du courrier, onglet "Modèles de courriers"
    • en-tête
    • pied de page
    • image de fond (utiliser un format PDF)
  Pour rappel, l'achat du module comprend une heure d'assistance afin de vous aider dans la création / modification de vos courriers. 

Création des chapitres

  • Un modèle de courrier est une succession de « chapitres ». Chaque chapitre pouvant contenir des balises et être complété d'options.
  • Chaque chapitre peut aussi être formaté à votre convenance, en utilisant les fonctionnalités de l'éditeur de texte (Gras, souligné, couleur...).
  • À partir d'un modèle de document, cliquez sur le bouton "Nouveau chapitre" :
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau chapitre


  • La création d'un nouveau chapitre ouvre une page permettant :
    • de saisir le numéro d'ordre du chapitre dans la future édition
    • d'afficher la liste des tags qui pourront être copiés/collés dans le document avec le "+"
    • d'enregistrer le titre du chapitre
    • de saisir le texte contenu dans le chapitre
    • et de saisir les options.
Édition personnalisée pour Agefodd - Nouveau chapitre


Les Tags et options Les tags (ou balises) présents dans le texte modèle seront remplacés au moment de l'édition du document par les valeurs présentent dans Dolibarr. Par exemple, la balise {mycompany_name} générera la valeur enregistrée dans le champs nom/enseigne/raison sociale/ de votre société/institution dans Dolibarr.

Édition personnalisée pour Agefodd


  • Terminez la création du chapitre en cliquant sur le bouton Créer.
  • Il est toujours possible de modifier ou supprimer le chapitre via les boutons disponibles Mcv2.20.png et Mcv2.21.png.
  • Répétez l'opération de création de chapitre autant de fois que nécessaire pour compléter le modèle de votre document. Plus votre document sera détaillé, plus les modifications et sa personnalisation seront faciles.

Autres options

  • Il est aussi possible , suite à chacun des chapitres, d'insérer des sauts de page qui seront pris en compte lors de l'édition du document.
Édition personnalisée pour Agefodd


  • Les modèles complets peuvent être clonés, c'est-à-dire copiés depuis leur élément d'origine. Le nom du nouveau modèle de document précisera qu'il est issu d'un clonage jusqu'à sa modification.
Édition personnalisée pour Agefodd

Liste des courriers

  • En cliquant dans le menu secondaire sur "Liste des courriers", vous accédez à la liste des courriers utilisés uniquement pour les documents courants Dolibarr, c'est-à-dire hors formation; chaque courrier généré a sa propre référence. Vous pouvez alors filtrer votre liste par type d'objet ou par société.
Édition personnalisée pour Agefodd - Liste des courriers

Génération en masse

  • La génération en masse permet de sélectionner toutes les factures pour lesquelles vous souhaitez générer en un clic les courriers correspondants. Il est possible de sélectionner une période à l'aide des filtres.
  • Ceci est disponible uniquement pour les factures.
Édition personnalisée pour Agefodd - Génération en masse

Édition d'un modèle

  • Une fois le modèle terminé, vous pourrez l'éditer depuis la liste des modèles de courrier en cliquant sur l'un des accès disponibles :
Modèle de courriers pour créer vos PDF V2 - Liste des modèles de courriers


Utilisation des modèles dans Agefodd

  • Nous allons voir ici comment utiliser les modèles prédéfinis pour les générer dans le module de Formation.
  • Rendez-vous sur une session de formation, onglet "Documents liés" :
Modèle de courriers pour créer vos PDF V2 - Utilisation des modèles pour vos formations


  • Vous êtes sur la liste des documents de formation que vous pouvez générer.
  • À côté des différentes icônes déjà disponibles en standard dans le module, vous observez le symbole "+", comme ci-dessous dans l'exemple :


Modèle de courriers pour créer vos PDF V2 - Utilisation des modèles pour vos formations


  • Lorsque vous cliquez sur le symbole "+", un champ s'ouvre et vous permet de sélectionner le modèle souhaité :
Modèle de courriers pour créer vos PDF V2 - Utilisation des modèles pour vos formations


  • Vous pouvez alors visualiser ou télécharger votre document généré avec le modèle sélectionné, à l'aide des icônes habituelles.
  Pour l'instant il n'est pas possible d'utiliser les modèles pour une génération en masse des documents via l'onglet "Documents par participant"

Utilisation des modèles Hors Agefodd

  • Il s'agit ici des modèles courants que vous pouvez créer pour les types d'objet suivants :
    • Contrat
    • Tiers
    • Contact
    • Proposition commerciale
    • Facture
    • Commande client

Création des courriers depuis une fiche

Depuis une fiche en cours

  • Prenons l'exemple d'une fiche proposition, sur l'onglet "Fiche proposition" , on peut sélectionner directement le modèle souhaité dans l'encart "Fichiers joints" :
Modèle de courrier pour vos PDF


  • Cliquer ensuite sur "Générer" pour créer le courrier correspondant. Si vous cliquez ensuite sur "Envoyer par mail'", ce sera alors le modèle utilisé dans votre envoi de mail.
  • Ce nouveau courrier est alors accessible dans la liste des courriers dans l'onglet "Courrier".
Modèle de courrier pour vos PDF

Depuis l'onglet "Courrier" de la fiche

  • Il faut se rendre sur l'onglet "Courrier" de votre fiche en cours, dans l'exemple suivant nous sommes sur une fiche proposition :
Modèle de courrier pour vos PDF


  • Puis dans le menu déroulant sélectionnez le modèle correspondant, et cliquez sur le bouton "Sélectionner le modèle".
Modèle de courrier pour vos PDF


  • La page d'édition s'affiche.
  • Les chapitres créés dans le modèle ont chacun leur éditeur permettant leur modification pour les adapter au contexte, et la sélection ou non des options prévues avec les cases à cocher :
Modèle de courrier pour vos PDF


  • Une fois votre personnalisation terminée, vous pouvez créer la lettre avec le bouton en bas de page.

Création du PDF

  • Le document créé est accessible depuis la liste des Lettres existantes.


Modèle de courrier pour vos PDF - Création du PDF


  • Il est possible de générer le document en format PDF, les balises sont bien remplacées par leurs valeurs, et le texte modifié lors de la personnalisation a été pris en charge.

Historique et mise à jour

  • Disponible sur Dolistore depuis le : - version 2.0