Affaires V2/Documentation utilisateur

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Présentation du module

Ce module permet de gérer une affaire dans Dolibarr.

Dans une affaire, vous allez pouvoir lier les différentes propositions, factures, commandes, contrats, qui le concernent, et donc retrouver en un seul endroit les informations ayant trait à cette affaire. Vous pourrez également suivre le montant réalisé sur cette affaire par rapport au montant estimé.

Informations pratiques

  • Ce module fonctionne à partir de la version 5.0

Nouveautés du module

  • Export des vos affaires depuis le menu "Outils"
  • Création de contrat depuis la fiche d'une affaire
  • Dans la liste des affaires, ajout d'un sélecteur de colonne
  • Lors du clone d'une proposition depuis la fiche affaire, la liste des propositions fait maintenant apparaître le nom des tiers et permet une recherche plus rapide de la proposition souhaitée.

Configuration du module

  • Pour configurer ce nouveau module, il faut aller dans "Accueil", puis dans le menu de gauche "Configuration" -> "Modules"; recherchez alors le module "Affaires"
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  • Onglet Réglages
    • La page de réglages des affaires : permet de définir le type de numérotation de vos Affaires.
    • Administration
      • Nombre de jours à ajouter à la date du jour pour obtenir la date de clôture par défaut : indiquer une date de clôture sur vos affaires, et retrouver une liste des affaires "en retard" dans le module.
      • Chemin du template personnel : ce champs permet de modifier l'affichage de l'écran lead (destiné aux développeurs qui souhaiteraient lier un module générant ce nouvel affichage).
      • Limiter les utilisateurs affectables à une affaire au groupe : permet de pouvoir assigner les affaires à un groupe d'utilisateurs uniquement.
      • Forcer l'utilisation des clients sur les affaires : si "Oui" votre affaire devra être forcément liée à un client, si "Non" vous pourrez alors avoir des affaires sans client assigné.
      • Autoriser l'association de plusieurs affaires sur un contrat : champ à renseigner Oui/Non selon votre souhait.
      • Type de l'événement de relance : lorsque vous créer une relance depuis une affaire, indiquer ici le type de relance souhaitée par défaut, parmi les propositions suivantes :
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  • Attributs supplémentaires : permet d'ajouter des champs supplémentaires sur votre écran de suivi des affaires

Ici nous avons rajouté un champs appelé "Test"

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Utilisation du module

Le module Affaires est disponible depuis le menu principal :

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L'écran d'accueil du module vous présente des statistiques de vos affaires, que vous pouvez également filtrer par client ou par utilisateur/responsable.

Le sous-menu permet :

  • de créer une nouvelle affaire
  • d'accéder à la liste de vos affaires quelques soient leurs statuts
  • retrouver les affaires en cours
  • les affaires me concernant en tant qu'utilisateur
  • retrouver les affaires en retard

Créer une nouvelle affaire

Il est possible de créer un affaire depuis le menu du module ou directement depuis une proposition.

Depuis le menu du module

Depuis le sous-menu du module Affaires, il faut cliquer sur "Nouvelle affaire"

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Les différents champs présents sur cette page de création d'affaire sont :

  • Responsable : sélectionner la personne en charge du dossier
  • Référence interne : donner une référence à votre affaire (obligatoire)
  • Étape de vente : indiquer le statut actuel de votre affaire

À noter : vous pouvez rajouter des étapes supplémentaires, ou les renommer depuis le dictionnaire de Dolibarr, ATTENTION à ne pas supprimer les étapes pré-existantes dans le module cela nuirait à son fonctionnement.

  • Type : sélectionner parmi les différents type d'affaires possibles (les types se définissent dans le dictionnaire de Dolibarr), sur l'espace de démo les différents type sont : support, formation, conseil.
  • Client : pour sélectionner le client concerné (obligatoire ou non selon la configuration choisie dans les paramètres du module)
  • Montant annoncé HT : indiquer ici le montant prévisionnel de l'affaire (saisie obligatoire)
  • Date de clôture : date à laquelle vous pensez que l'affaire doit se conclure, à cette date l'affaire sera au statut en retard et apparaîtra dans la liste des "Affaires en retard" disponible depuis le menu
  • Date de relance : en renseignant ce champ, un événement lié à l'affaire est automatiquement créé.
  • Description : champs texte permettant de saisir diverses information concernant ce dossier.

Une fois les différents champs saisis, cliquer sur "Créer".

Le champs Montant réel HT qui apparaît ensuite sur la fiche affaire est calculé de la manière suivante : Total HT de devis ouverts associés à l'affaire - Total HT des factures (impayées ou payées) associées à l'affaire

Depuis une proposition commerciale

Lorsque vous vous trouvez sur une proposition brouillon ou validée, le bouton "Nouvelle affaire" vous permet d'accéder à la création d'une nouvelle affaire. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous vous retrouvez sur le même écran que précédemment.

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Depuis une fiche client

Lorsque vous vous trouvez sur l'onglet "Client" d'une fiche client, vous trouvez un bouton "Nouvelle affaire" qui vous permet comme depuis la proposition commerciale, de créer votre nouvelle affaire, on accède au même écran que précédemment pour avancer dans la création.

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Lier une affaire à une proposition / facture / contrat / commande / événement

Au bas des propositions commerciales, en-dessous des fichiers joints, vous retrouvez un encart "Lead" qui permet à l'aide de la combobox de rechercher l'affaire avec laquelle vous souhaitez lier votre proposition commerciale.

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Vous retrouverez le même type de lien au bas des commandes, factures, et contrats.

Depuis la fiche affaire, il est également possible de recherchez les différentes propositions, commandes, factures, contrats de votre client à rattacher à l'affaire.

Lier une affaire à un événement

Il n'est pas possible de rattacher un événement déjà créé à une affaire.

Pour lier un événement à une affaire, il faut le créer directement depuis la Fiche Affaires (voir le paragraphe qui concerne le détail de la fiche affaires).

La fiche Affaires

Onglet Affaires

Sur ce premier onglet vous retrouvez les informations relatives à votre affaire :

  • En haut sa référence, le client concerné, le statut de l'affaire(prospection, négociation, etc...), le montant prévisionnel, etc...
  • Au bas vous retrouvez les différents documents qui ont été associés à l'affaire parmi les propositions commerciales, les factures, les contrats, les commandes et les événements.
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  • Plusieurs boutons sont disponibles pour gérer votre affaire :
    • Éditer : pour modifier les informations de votre affaire, par exemple pour mettre à jour le statut de l'affaire.
    • Clone : pour dupliquer votre affaire.
    • Créer un proposition commerciale: ce bouton permet de créer une proposition qui sera liée à votre affaire. La nouvelle proposition apparaît dans la liste des documents associés comme suit :
      Affaires V2
      Il suffit de cliquer sur le lien (ici Lead13.png pour accéder à la proposition et procéder à l'ajout des lignes nécessaires. Pour délier une proposition de l'affaire, l'icône Lead14.png est disponible à gauche sur la ligne de la proposition.
    • Cloner une proposition commerciale : la fenêtre qui s'ouvre vous permet de rechercher parmi toutes vous proposition celle à cloner; la proposition clonée sera automatiquement liée à votre affaire.
    • Créer contrat : ce bouton permet de créer un contrat qui sera directement lié à votre affaire.
    • Créer une relance : ce bouton permet de créer un événement qui sera automatiquement lié à votre affaire : vous renseignez la date de cette relance, elle s'ajoute automatiquement dans la partie "Événement" des documents associés. En cliquant sur le lien Lead15.png vous accédez à l'édition de l'événement pour y apporter vos modifications.
    • Affaire perdue : permet de passer les propositions commerciales de l'affaire en "perdues", les propositions commerciales sélectionnées passent alors au statut "non signées".
      Affaires V2
    • Affaire gagnée : permet de passer les propositions commerciales de l'affaire en "gagnées", une fenêtre s'ouvre et permet de sélectionner les propositions commerciales concernées, elles passent alors au statut "signées".
      Affaires V2
    • Supprimer : suppression de l'affaire
  • Documents associés : vous retrouvez ici l'ensemble des documents liés, avec la possibilité d'en rechercher de nouveau depuis les combobox disponibles.

Au bas vous retrouvez les événements associés.

Onglet Contacts

Cet onglet permet de définir le(s) contact(s) pour cette affaire.

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Onglet Fichiers joints

Cet onglet vous permet de joindre différents documents, tout comme on le fait par exemple sur une proposition depuis l'onglet "Fichiers joints" similaire.

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Onglet Notes

Cet onglet vous permet d'ajouter des notes, tout comme on le fait par exemple sur une proposition depuis l'onglet "Notes" similaire.

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Onglet Suivi

Écran de suivi identique à celui que l'on trouve dans Dolibarr, on y retrouve les informations sur la date de création de l'affaire, date de dernière modification, etc...

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Foire aux questions / Évolutions à venir

  • Pour les détenteurs du module Doc 2 project, une évolution du module permettra :
    • de créer les tâches dans vos projets directement depuis la fiche affaire
    • de lier votre affaire à un projet depuis la fiche affaire

Nous ne pouvons nous engager sur un délai de réalisation des évolutions indiquées, si vous souhaitez en disposez, notre équipe commercial pourra vous adresser la proposition commerciale correspondant à la mise en œuvre de cette évolution (contact@atm-consulting.fr)

Historique du module

  • Dernière mise à jour février 2018 - version 2.1.1
  • 5/02/2018 : Module disponible en espagnol
  • 05/06/2017 : mise en ligne du module sur Dolistore