Relance commerciale automatique/Documentation utilisateur

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Sommaire

Présentation du module

  • Ce module génère automatiquement l'envoi d'une relance pour toute proposition commerciale validée.

Informations pratiques

  • Ce module fonctionne à partir de la version 3.8 de Dolibarr.

Configuration du module

Prérequis

  • Commande à renseigner pour tâche planifiée: php /var/www/dolibarr/htdocs/custom/propalautosend/script/propalAutoSend.php
  • Depuis mai 2017, le cron se crée automatiquement à l'activation du module; il s'agit d'un cron Dolibarr; il n'est donc plus nécessaire de renseigner cette tâche, mais il faudra bien mettre en place le cron Dolibarr.
  • Attention si le script est exécuté plusieurs fois par jours, vos contacts et/ou tiers recevront le mail en double.

Configuration

  • Pour utiliser ce module tout se passe dans la configuration. Une fois paramétré, l'envoi se fera de lui-même.
  • Il faut donc aller dans "Accueil", puis dans le menu de gauche "Configuration" -> "Modules"; recherchez alors le module "Relance des propositions" dans la liste de vos modules.
Relance commerciale automatique
  • En bout de ligne on clique sur l'icône outil pour accéder au paramétrage du module. Voici l'écran qui apparaît. Nous allons détailler ensemble les différentes parties.
Relance commerciale automatique - Configuration

Attacher (ou non) le PDF du devis dans la proposition commerciale

  • Le premier paramètre présent est la possibilité d'associer ou non le PDF de la proposition commerciale à votre relance; il suffit d'indiquer "oui" ou "non" selon votre choix.
Relance commerciale automatique

Objet du mail

  • En zone 1, Il s'agit de l'objet de votre mail qui sera envoyé automatiquement.
Relance commerciale automatique
  • Il faut donc indiquer un sujet assez générique auquel on pourra ajouter un champ se rapportant au client concerné: ici je veux noter "Notre proposition commerciale" suivi du numéro de devis concerné.
  • Pour cela je clique sur "Afficher détail" à gauche. On a alors accès à la liste déroulante des différents paramètres disponibles. On reporte le champ par simple copier-coller dans notre zone de texte.
  • Dans notre exemple je sélectionne "__ PROPAL_ref", ce qui permettra de reporter automatiquement le numéro du devis concerné dans ma relance.
Relance commerciale automatique - Liste des champs personnalisés

Corps du mail

  • Les zone 2 et 3 constitue le corps de notre message.
Relance commerciale automatique - Corps du mail
  • La zone 2 est le message qui sera adressé si aucun contact n'est renseigné pour le suivi des propositions.
  • En zone 3 est le message qui sera adressé au contact indiqué pour le suivi des devis.
  • Il est donc possible de différencier les messages selon le destinataire (mail entreprise ou mail à un destinataire connu).
  • Pour remplir la zone de texte on procède de la même manière que pour le sujet du mail: on renseigne le texte souhaité et on utilise les champs personnalisés voulus à l'aide de la liste fournie dans le menu via "Afficher le détail".
  • Dans l'exemple sont surlignés les champs personnalisés que j'ai retrouvé dans la liste via "Afficher le détail". Je les reporte par simple copier coller.
Relance commerciale automatique - Liste des champs personnalisés

Paramétrage de l'envoi automatique

  • Par défaut votre relance mail sera automatiquement envoyée à la date de relance indiquée sur le devis, si une date de relance a bien été renseignée.
  • La zone 4 de la configuration permet de créer une date de relance automatique à la validation du devis: dans mon exemple, lorsque je validerai mes devis une relance sera automatiquement envoyée 5 jours après validation des devis, puisque j'ai renseigné "5" dans la zone prévue.
Relance commerciale automatique

Utilisation du module

  • Une fois les paramétrages effectués, laissez le module agir!
  • Après envoi de la relance automatique, un événement correspondant sera bien créé dans l'agenda sous la fiche tiers.

FAQ

Historique et mise à jour

  • Dernière mise à jour en mai 2018 - version 1.1