Relances commerciales automatiques/Documentation utilisateur

Présentation du module

• Ce module génère automatiquement l'envoi d'une relance pour toute proposition commerciale validée.

Informations pratiques

• Ce module fonctionne à partir de la version 3.8 de Dolibarr.

• Disponible sur Dolistore

Configuration du module

Prérequis

• Commande à renseigner pour tâche planifiée: php /var/www/dolibarr/htdocs/custom/propalautosend/script/propalAutoSend.php

• Attention si le script est exécuté plusieurs fois par jours, vos contacts et/ou tiers recevront le mail en double.

Configuration

• Pour utiliser ce module tout se passe dans la configuration. Une fois paramétré, l'envoi se fera de lui-même.

• Il faut donc aller dans "Accueil", puis dans le menu de gauche "Configuration" -> "Modules"; recherchez alors le module "Relance des propositions" dans la liste de vos modules.

Relance commerciale automatique

• En bout de ligne on clique sur l'icône outil pour accéder au paramétrage du module. Voici l'écran qui apparaît. Nous allons détailler ensemble les différentes parties.

Relance commerciale automatique - Configuration

Attacher (ou non) le PDF du devis dans la proposition commerciale

• Le premier paramètre présent est la possibilité d'associer ou non le PDF de la proposition commerciale à votre relance; il suffit d'indiquer "oui" ou "non" selon votre choix.

Relance commerciale automatique

Objet du mail

• En zone 1, Il s'agit de l'objet de votre mail qui sera envoyé automatiquement.

Relance commerciale automatique

• Il faut donc indiquer un sujet assez générique auquel on pourra ajouter un champ se rapportant au client concerné: ici je veux noter "Notre proposition commerciale" suivi du numéro de devis concerné.

• Pour cela je clique sur "Afficher détail" à gauche. On a alors accès à la liste déroulante des différents paramètres disponibles. On reporte le champ par simple copier-coller dans notre zone de texte.

• Dans notre exemple je sélectionne "__ PROPAL_ref", ce qui permettra de reporter automatiquement le numéro du devis concerné dans ma relance.

Relance commerciale automatique - Liste des champs personnalisés

Corps du mail

• Les zone 2 et 3 constitue le corps de notre message.

Relance commerciale automatique - Corps du mail

• La zone 2 est le message qui sera adressé si aucun contact n'est renseigné pour le suivi des propositions.

• En zone 3 est le message qui sera adressé au contact indiqué pour le suivi des devis.

• Il est donc possible de différencier les messages selon le destinataire (mail entreprise ou mail à un destinataire connu).

• Pour remplir la zone de texte on procède de la même manière que pour le sujet du mail: on renseigne le texte souhaité et on utilise les champs personnalisés voulus à l'aide de la liste fournie dans le menu via "Afficher le détail".

• Dans l'exemple sont surlignés les champs personnalisés que j'ai retrouvé dans la liste via "Afficher le détail". Je les reporte par simple copier coller.

Relance commerciale automatique - Liste des champs personnalisés

Paramétrage de l'envoi automatique

• Par défaut votre relance mail sera automatiquement envoyée à la date de relance indiquée sur le devis, si une date de relance a bien été renseignée.
• La zone 4 de la configuration permet de créer une date de relance automatique à la validation du devis: dans mon exemple, lorsque je validerai mes devis une relance sera automatiquement envoyée 5 jours après validation des devis, puisque j'ai renseigné "5" dans la zone prévue.

Relance commerciale automatique

Utilisation du module

• Une fois les paramétrages effectués, laissez le module agir!

• Après envoi de la relance automatique, un événement correspondant sera bien créé dans l'agenda sous la fiche tiers.