Caisse enregistreuse V2 pour Dolibarr/Documentation utilisateur

Présentation

La caisse enregistreuse dans sa première version était développée en jQuery, la Caisse enregistreuse V2 pour Dolibarr est ici développée en Bootstrap. Cette refonte permet d'optimiser son ergonomie en lui permettant de s'adapter à différentes tailles d'écran. Certains éléments de navigation ont également été revus, nous allons les détailler ici.

Certification : le module caisse enregistreuse V2 ne fait pas l'objet d'une certification loi de finances à part entière; en effet, ce module est une simple interface de Dolibarr. Il vous appartient donc de faire attester votre environnement Dolibarr dans son ensemble. Pour plus de renseignements, rendez-vous sur la page Dolibarr traitant de ce sujet.

Informations pratiques

• Compatible à partir de Dolibarr 4.0

• Plateforme de test

• Disponible sur Dolistore

• Nécessite l'installation du module Abricot : Collection de fonctions et de classes utilisées par certains de nos modules en extension du comportement de base de Dolibarr. À installer comme un module standard, il ne requiert pas son activation pour fonctionner et n'a aucun impact fonctionnel et structurel sur Dolibarr. Celui-ci contient un ensemble de programmes et fonctions indispensables au bon fonctionnement de certains de nos modules. Il doit être placer dans le répertoire htdocs de Dolibarr.

• Retrouvez également le Guide d'installation de module

• Formation préconisée : une demi-journée (pour un utilisateur confirmé de Dolibarr)

Installation du module

• Vous trouverez les modalités d'installation de nos modules dans le Guide d'installation de module

• Dans le cas d'un passage de la Caisse V1 à la Caisse V2 l'installation est à réaliser de cette manière :
  • Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
  • Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
  • Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier « \htdocs\agefodd ».
  • Rafraîchir la page de configuration des modules dans le navigateur.
  • Réactiver le module mis à jour.

AVANT TOUTE CHOSE, PENSER À FAIRE UNE SAUVEGARDE DE VOTRE BASE DE DONNÉES.

• Retrouvez également notre Guide installation de nos modules Dolibarr

Modalité d'impression et compatibilité matériel

• Notre module Caisse imprime de la manière suivante :
  • Soit un ticket HTML si rien n'est défini dans la configuration directement depuis le navigateur, auquel cas il faut une imprimante ticket qui supporte correctement le postscript
  • Soit directement en envoyant une commande système (configuration du module) si l'imprimante est accessible depuis le serveur où est installée l'application (via un "IP" sous Linux par exemple).

• Compatibilité avec le matériel:
  • Système Windows (à partir de 7 de préférence) ou Linux avec un navigateur ayant les dernières mises à jour; Mozilla Firefox ou Google Chrome.

Avant toute chose vérifier, avec votre revendeur si le matériel sera compatible.

Configuration

• Pour configurer ce module, il faut aller dans "Accueil", puis dans le menu de gauche "Configuration" -> "Modules"; recherchez alors le module "Caisse".

Caisse V2

• Ci-joint les différents paramètres disponibles en configuration :

Caisse V2

Présentation des écrans de la Caisse V2

• Le module caisse apparaît dans le menu principal en haut de votre environnement Dolibarr, il suffit de cliquer sur cet onglet pour accéder à votre caisse.

Caisse V2

• Voici la nouvelle interface de la caisse enregistreuse pour Dolibarr.

Caisse V2

• Lorsque la taille de l'écran est réduite voici comment se positionne le menu de la caisse :

Caisse V2

Onglet "Ticket"

• L'onglet Ticket correspond à votre écran d'accueil de la caisse, là où sont centralisées les informations de la vente en cours.

Caisse V2

Les boutons d'actions

• Les boutons d'actions se situent à présent sur le haut de la caisse :
  

  Caisse V2
  • Remise Globale % : pour attribuer un pourcentage de remise sur l'ensemble de la note du client.
  • Rem MT : attribuer une réduction en indiquant le montant remisé.
  • Rem %% : attribuer un pourcentage de réduction pour un produit
  • Qté : indiquer la quantité souhaité pour un produit
  • Prix : attribuer le prix souhaité pour un produit
  • Mettre en attente
  • Annuler vente
  • Aller dans Dolibarr : retourner sur l'interface classique de Dolibarr / sortir du module Caisse
  • Verrouiller : lorsque l'utilisateur verrouille la caisse, il aura besoin de son identifiant et son mot de passe pour la ré-ouvrir.

Les informations

• Au-dessous, sont indiquées les informations récapitulatives de la vente en cours :

Caisse V2

• À GAUCHE
  • Client : apparaît ici le nom du client en cours. Le client peut être sélectionné dans l'onglet Clients. Depuis la configuration du module, on peut également avoir prévoir un client renseigné par défaut.
  • Vendeur : nom de l'utilisateur Dolibarr connecté.
  • Total HT/TVA/TTC : totaux de la vente en cours.
  • Nombre de produits : quantité de produits dans le panier client.
  • Paiement partiel : la caisse V2 permet de fractionner les paiements selon le mode de règlement, si le client a déjà réglé 20€ sur son total de 50€, il y aura 20€ renseignés dans le champs "Paiement partiel".

Caisse V2

• À DROITE
  • Date et Heure de saisie
  • Quantité : c'est la quantité sélectionnée pour le produit en cours, par défaut à 1.
  • Remise % : c'est le pourcentage de réduction appliqué sur le produit en cours.
  • Prix : c'est le prix appliqué au produit en cours.
  • Reste à payer : la caisse V2 permet de fractionner les paiements selon le mode de règlement, si le client a déjà réglé 20€ sur son total de 50€, il y aura 30€ renseignés dans le champs "Reste à payer".

Les moyens de paiement

• En CB, chèque, espèces ou bon d'achat

Caisse V2

  Les modes de paiement sont configurables dans Dolibarr > Accueil > Configuration > dictionnaires > Modes de paiements

Caisse V2

• On peut également attribuer un compte différent à chaque moyen de paiement (paramétrage dans la configuration du module).

Caisse V2

Paramètres

• Le bouton "paramètre" permet d'adapter la caisse pour un gaucher, et fait apparaître les différents utilisateurs pouvant se connecter à la caisse (vos vendeurs).

Caisse V2

• Une fois l'orientation "Gaucher" activée, voici comment l'écran de caisse se présente :

Caisse V2

Le pavé numérique et le récapitulatif du ticket

• À droite, on retrouve le pavé numérique et le récapitulatif du ticket.

À NOTER : en activant le mode "gaucher", le pavé numérique /récapitulatif de commande se retrouve alors à gauche. Pour activer ce mode, il faut cliquer sur l'icône (voir le paragraphe précédent).

Caisse V2

• Le pavé numérique permet d'effectuer les différentes saisies de montant, quantité, pourcentage, etc... à associer au bouton de commande souhaité (remise globale, quantité, paiement etc...).

Comment s'effectue la saisie d'un règlement, d'une remise, etc... ?

• Depuis le pavé numérique, il est également possible de rechercher directement un produit sans passer par un clic sur l'onglet "Produits". Par exemple je saisis "cha" pour rechercher mon produit "chaise" et je lance la recherche : le module me redirige directement sur l'onglet produit avec la liste des produits concernés par ma recherche "cha".

• Enfin, au bas du pavé numérique, vous retrouvez le récapitulatif du ticket en cours (produit(s) commandé(s), quantité, réduction appliquée, etc...)

Onglet "Tickets en attente"

• Le deuxième onglet présent dans le module est celui des "Tickets en attente". Depuis cet onglet on retrouve également les tickets archivés.

En sous-menu on a donc un onglet Tickets en attente et un onglet Tickets archivés.

Caisse V2

Ticket en attente

Caisse V2

• Vous observez ici la liste des tickets en attente et à droite les boutons d'actions disponibles, à savoir :
  • Reprendre Ticket : qui permet de reprendre le cours d'un vente.
  • Supprimer Ticket : qui permet d'annuler le ticket et donc la vente.

• Si vous cliquez sur un ticket en attente, vous voyez apparaître à droite le contenu du panier client; et si vous cliquez sur reprendre, le module vous redirige automatiquement sur l'onglet "Ticket" et vous pouvez alors continuer les opérations de votre ticket.

• Si vous cliquez sur supprimer, une fenêtre pop-up vous demandera de confirmer la suppression du ticket avant suppression définitive.

À Noter : Si un ticket non vide était en cours de création lors de la récupération du ticket en attente, celui-ci deviendra également un ticket en attente pour récupération ultérieure.

Ticket archivés

Caisse V2

• Vous observez ici la liste des tickets archivés, c'est-à-dire des ventes terminées. Il est possible de rechercher un ticket par son numéro depuis la zone de recherche en haut.

• Un ticket archivé (facture validée et payée) ne pourra pas être supprimé (pour des raisons comptables).

• Voici les actions possibles sur un ticket archivé :
  • Imprimer le ticket
  • Imprimer le ticket sans prix
  • Créer un bon d'achat/avoir : en cliquant sur ce bouton, vous êtes redirigé sur l'onglet "Bons d'achat"; les informations sont automatiquement reprises dans le bon, il faut éventuellement modifier le montant et/ou la durée de validité du bon à créer. En cliquant sur Valider, l'avoir est créé et vous le retrouvez dans la listes des bons d'achat (Voir le paragraphe concernant l'onglet "Bons d'achat").
    

    Caisse V2
  • Envoyer le ticket par mail

Onglet "Produits"

• Le troisième onglet présent est celui des produits. Cet onglet vous permet de recherche un produit/service présent dans votre catalogue de produits/services Dolibarr.

Caisse V2

• Lorsque vous sélectionnez l'onglet, vous voyez apparaître la liste des produits, vous pouvez les faire défiler par simple scroll jusqu'au produit souhaité; ou sinon vous pouvez effectuer la recherche depuis la zone prévue en haut en tapant le libellé ou la référence d'un produit (il n'est pas nécessaire de saisir la référence ou le libellé complet).

La recherche s'effectue à la fois sur la référence du produit et sur son libellé.

• Une fois le produit trouvé, un simple clic l'ajoute au panier en cours et le module vous redirige automatiquement sur le ticket correspondant; vous êtes donc sur l'onglet "Ticket".

Onglet "Catalogue"

• Le quatrième onglet présent est celui qui permet de rechercher des produits à partir des catégories de produits/services créées dans Dolibarr.

• Lorsque vous cliquez sur Catalogue, vous voyez apparaître les différentes catégories.

Caisse V2

• Ces catégories reprennent celles que vous avez créées dans Dolibarr :

Caisse V2

• Pour taguer un produit dans une catégorie, sur la fiche du produit il faut renseigné la catégorie auquel il appartient dans le champ prévu.

• Lorsque vous cliquez sur une catégorie, elles se placent sur la gauche; les produits concernés par la catégorie sélectionnée apparaissent alors sur la droite.

Dans l'exemple ci-dessous, la catégorie sélectionnée est "Meubles" :

Caisse V2

• Lorsque vous sélectionnez le produit voulu, il se positionne dans le panier à droite dans le récapitulatif de commande, il faut cliquer sur l'onglet "Ticket" pour retourner sur le panier en cours.

Onglet "Clients"

• Le cinquième onglet "Clients" permet de retrouver les clients identifiés et de créer vos nouveaux clients.

Caisse V2

• Dans la zone de recherche en haut, vous pouvez chercher votre client en tapant tout ou partie de son nom. Comme sur les onglets précédents, selon la recherche, vous retrouvez la liste des clients potentiels juste au-dessous.

• À droite, lorsque vous cliquez sur "Nouveau client", vous avez accès à une interface permettant de créer un nouveau client; il sera bien créer dans votre base Dolibarr.

Caisse V2

• Valider et associer permet de valider la création de votre client dans Dolibarr et de l'associer au ticket en cours.

• Vous pouvez modifier la fiche d'un client directement depuis la caisse :

Caisse V2

• Les champs modifiables dans la caisse sont les suivants :

• Pour des modifications complémentaires, il faudra sur rendre sur la fiche client dans Dolibarr.

Onglet "Bons d'achat"

• Le sixième onglet concerne les Bons d'achat, on retrouve ici les remises d'un client, les paiements pour un cadeau payé en avance, les avoirs des clients.

Caisse V2

• Depuis cet écran, on obtient la liste des bons d'achat enregistrés. Il est possible de rechercher le bon à partir de la zone de recherche en haut, en tapant le numéro de bon d'achat ou le nom du client (tout ou partie).

• Sur la droit de l'écran, vous retrouvez les différents boutons d'action :
  • Utiliser un bon d'achat : lorsque la vente est en cours et que vous souhaitez utiliser un bon d'achat, il faut se rendre sur l'onglet "Bon d'achat", vous recherchez puis sélectionnez le bon d'achat concerné; en cliquant sur le bouton "Utiliser un bon d'achat", la somme correspondante sera déduite automatiquement du ticket en cours. La saisie doit se faire bon d'achat par bon d'achat.
  • Créer Bon d'achat/cadeau : ce bouton permet d'accéder à l'espace de création d'un bon, où il faut renseigner les différents champs puis régler le bon; le règlement valide la création du bon.
    

    Caisse V2
  • Imprimer Bon d'achat
  • Modifier Bon d'achat : vous pouvez alors modifier le libellé et la durée de validité d'un bon.
  • Invalider bon d'achat : le bon est supprimé, il n'apparaît plus dans la liste des bons.

RAPPEL : La création d'un avoir se fait depuis l'onglet "Ticket en attente" -> "Tickets archivés".

Utiliser la caisse

Attribuer une remise sur un produit

• Depuis l'onglet "Ticket", sélectionnez sur le pavé numérique le montant de la remise, puis cliquez sur le bouton "Rem MT" ou "Rem %%" , selon votre choix. Vous voyez apparaître la remise saisie au-dessous .
• Sélectionnez maintenant le produit concerné en cliquant sur l'onglet "Produits" -> recherchez et cliquez sur le produit voulu.
• Le produit est alors ajouté au panier et la remise est bien appliquée :

Saisir une quantité pour un produit

• Sélectionnez la quantité souhaitée depuis le pavé numérique puis cliquez sur le bouton
• Sélectionnez maintenant le produit concerné en cliquant sur l'onglet "Produit" -> recherchez et cliquez sur le produit voulu.
• Le produit est alors ajouté au panier avec la quantité désignée.

Saisir un prix pour un produit

• Sélectionnez le montant du prix unitaire à appliquer au produit sur le pavé numérique, puis cliquez sur le bouton
• Sélectionnez maintenant le produit concerné en cliquant sur l'onglet "Produit" -> recherchez et cliquez sur le produit voulu.
• Le produit est alors ajouter au panier au prix unitaire choisi.

Saisir plusieurs critères : quantité/prix/remise

• Il faut dans ce cas saisir la quantité, la remise ou le prix comme indiqué précédemment, peu importe l'ordre, quantité > remise/prix ou remise/prix > quantité ; une fois fait, sélectionnez le produit concerné. Quelque soit l'ordres de saisie entre remise, quantité et/ou prix, la sélection du produit est la dernière action à faire.

Attribuer une remise globale sur un panier

• Lorsque le panier est composé de différents produits et que vous souhaitez attribuer une remise sur la totalité de ce panier :
  • Sélectionnez le montant de la remise sur le pavé numérique, puis cliquez sur le bouton
  • Le montant de remise global apparaît alors au-dessous des produits du panier :

Caisse V2

Enregistrement du paiement client

• Si mon client a un total à payer de 50€ :
  • S'il règle par la totalité avec un seul mode de règlement, par exemple en espèces, je saisis "50" sur le pavé numérique puis dans , je clique sur . Ma vente est terminée et mon ticket s'est archivé.
  • Si je règle par différents modes de règlement, par exemple 20€ en espèces et 30€ en carte bleue : je saisis "20" sur le pavé numérique et je clique sur , puis je clique sur pour le reste du règlement.

Statistiques de vente pour la clôture de caisse

Les statistiques de vente sont accessibles dans Dolibarr :

• Depuis la caisse, onglet "Ticket", il faut cliquer sur le bouton "Aller dans Dolibarr"
• Depuis le module "Facturation / Paiements" -> "Factures clients" -> "Statistiques encaissement" : celles-ci permettent d'obtenir une liste des ventes par jour pour la caisse, avec la possibilité de filtrer la liste par date (année / Mois)

Foire aux questions

• Peut-on avoir des comptes bancaires différents pour chaque moyen de paiement

• Quel matériel est compatible avec le logiciel ?

• Comment mettre la caisse en mode "gaucher" ?

• Peut-on modifier la liste des moyens de paiement ?

• Comment saisir une remise, une quantité ou un prix sur une produit ?

• Comment rechercher un produit ?
  • soit depuis l'onglet "Produits"
  • soit depuis l'onglet "Catalogue"

• Comment récupérer une vente mise en attente ?

• Comment créer un avoir sur un retour d'une vente déjà faite ?

• Comment créer une nouvelle fiche client ?

• Peut-on mettre à jour une fiche client depuis la caisse ?

• Comment créer un bon d'achat ?

• Le module caisse gère-t-il, un écran déporté destiné aux clients ? Le module ne le permet pas actuellement, ceci nécessite un développement complémentaire qui dépendra également du matériel utilisé.

• Le module de caisse gère-t-il les numéros de série ? Pas dans sa version actuelle, le module gère seulement les produits et non les équipements, ceci nécessite un développement complémentaire.

• La caisse enregistreuse est-elle multidevise ? La caisse n'est pas multidevise.

• La caisse enregistreuse est-elle certifiée (loi de finances) ? le module ne fait pas l'objet d'une certification, ce module est une simple interface et ne modifie pas le comportement de Dolibarr; il convient de faire attester votre environnement dans sa globalité - pour plus d'information, rendez-vous sur la page de l'association Dolibarr qui traite ce sujet.

Historique et Mise à jour

• Dernière mise à jour en juin 2018 - version 2.1.1

• Mars 2017 : mise en ligne du module sur Dolistore