Agefodd V6/Documentation utilisateur

Présentation du module

Agefodd est un module intégré à l’environnement Dolibarr,destiné à la gestion d'un organisme de formation.Il permet de piloter les formations d'un centre de formation en temps réel et de centraliser la gestion commerciale et administrative en un seul logiciel. Cet outil génère automatiquement tous les documents obligatoires: de la feuille d’émargement au bilan pédagogique et financier (BPF), à partir de la création d’une session de formation ou d’une simple proposition commerciale.

Informations pratiques

• Agefodd V6 fonctionne à partir de la version 13.0, jusqu'à la version 15.0 de Dolibarr.

• Découvrez le module sur la Démo Agefodd (Rappel : la version démo ne permet pas la génération des documents administratifs)

• Disponible sur Dolistore : Agefodd v6

• Formation préconisée : 1.5 journée (pour un utilisateur confirmé de Dolibarr)

Nouveautés du module

Agefodd v6

• La durée des sessions est optionnelle si l'option AGF_OPTIONNAL_TRAINING_DURATION est active

• Dans le Recueil des formations, ajout d'un champ : Accessible aux personnes handicapés ? avec case à cocher

• Dans la configuration du module, ajout de 3 champs (liste déroulante d'utilisateurs)
  • Référent Administratif
  • Référent Pédagogique
  • Référent Handicap

• Création d'un nouvel attribut de session : « Commercial en charge » avec possibilité d'exporter l'information (nom et prénom du commercial) dans l'export standard des sessions

• Création d'un nouvel attribut de formation catalogue « nature de l’action concourant au développement des compétences »

• Création d'un modèle de PDF "Certification de réalisation" (officiel France)

• Possibilité d'ajouter des commentaires par stagiaire pour chaque session

• Refonte visuelle de la liste Agenda

• Ajout de la possibilité de modifier un créneau à j-0 d'une session

• Refonte visuelle de certains boutons et correctifs d'anomalies connues

• Ajout de la possibilité, pour une session, de modifier spécifiquement les informations du catalogue de formation. Cette modification n'aura pas d'impact sur les autres sessions.

• Ajout dans l'export de session de la somme des heures passées pour un participant dans une session.

• Ajout dans l'export de session du statut du participant dans une session.

• Permet de joindre des fichiers sur les tâches administratives avec possibilité de le téléchargement

• Nouvelle option pour que seuls les participants appartenant au client d'une facture figurent sur cette dernière, par opposition au cas par défaut où tous les participants sont mentionnés sur la facture

• Le BFP tient maintenant compte des entités. La configuration des sessions et formations à partager (ou non) selon les entités est maintenant gérée dans la configuration de multicompany et non plus dans Agefodd.

• Ajout de la possibilité de téléverser un pdf de "Réglement intérieur" pour les lieux

• Ajoute la possibilité de joindre les fichiers joints venant de la session, des formateurs de la session, des stagiaires, du lieu de session et formation du recueil

• Ajout d'un modèle de mail pour Certificat de complétion

• Ajout d'un onglet dans recueil de formation affichant les participants des sessions liées

• Ajout de barre de progression sur la liste & card des sessions de formation

• Sur la liste des documents par participants, le bouton d'envoi d'e-mails en masse permettait d'envoyer à chaque participant son document d'un type particulier (par exemple, son attestation), mais l'envoi était immédiat. Désormais, un écran intermédiaire permet à l'utilisateur de relire et modifier l'e-mail qui va être envoyé.

• Ajout de la page "Archivage des fichiers" (archive_documents_session.php) dans le menu outils du module agefodd

• Ajout d'un modèle de certificat de réalisation utilisable dans l'onglet Documents liés Créé un fichier avec tous les participants liés au tiers

Pour information: les fonctionnalités de signature électronique sont disponibles à partir de la version 7 d'Agefodd.

Portail externe

• Une liste configurable des stagiaires inscrits à une session est désormais visible depuis le Portail client

• Les formateurs peuvent créer des factures Fournisseur depuis le portail externe (Module Portail Client)

• Ajout d'une configuration permettant au formateur de créer des factures Fournisseurs regroupant plusieurs sessions

• Ajout d'un champ "Note" dans le formulaire de facturation

Installation

Installation initiale

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.

• Décompresser le fichier .zip en le plaçant dans le répertoire racine de Dolibarr.

• Toujours vérifier les autres opérations d'installation dans le fichier README-FR.

Remarque : L’installation du module Agefodd V2 nécessite la présence d’un dossier « custom » dans le dossier « htdocs ».

• Le répertoire « custom », initialement, a été créé pour différencier les modules natifs de Dolibarr des modules ajoutés par les utilisateurs. Tous les modules additionnels n’utilisent pas ce répertoire et peuvent être installés dans le répertoire racine. Dans le cas où le répertoire « custom » est nécessaire pour le déploiement de modules, suivre la procédure suivante :

• Attention : la réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en programmation malgré la simplicité de la procédure expliquée ci-après.

• Dans votre répertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.

• Trouver les lignes :

  //$dolibarr_main_url_root_alt=… et //$dolibarr_main_document_root_alt=…

Ou

  #$dolibarr_main_url_root_alt=… et #$dolibarr_main_document_root_alt=…

• Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohérente par rapport à votre installation de Dolibarr en vous référant aux lignes :

$dolibarr_main_url_root=… et $dolibarr_main_document_root=…

• Par exemple pour un système UNIX/Linux/MacOS X, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';

• Par exemple pour un système Microsoft Windows, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';

Installation de mise à jour

  Avant toute chose, penser à faire une sauvegarde de votre base de données.

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
• Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
• Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier « \htdocs\agefodd ».
• Rafraîchir la page de configuration des modules dans le navigateur.
• Réactiver le module mis à jour.

Activation

• L’activation du module, qu’elle soit initiale ou de mise à jour, se fait en cliquant sur l’icône à droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/ configuration/ modules/
• Il est parfois nécessaire de répéter l’opération de désactivation/ réactivation afin de s’assurer de la bonne installation d’un module.

Agefodd V6 a été créé pour offrir une meilleure ergonomie et expérience utilisateur. Pour plus d'information sur les fonctionnalités globales d'Agefodd ou Agefodd V2 et V3.

Nouveautés Agefodd V6

Historique

• Mise à jour le 14/09/2022 - version 6.33
• Mise à jour le 02/08/2022 - version 6.31
• Mise à jour le 13/07/2022 - version 6.30
• Mise à jour le 17/06/2022 - version 6.29
• Mise à jour le 19/05/2022 - version 6.28
• Mise à jour le 31/03/2022 - version 6.25
• Mise à jour le 02/03/2022 - version 6.24
• Mise à jour le 07/02/2022 - version 6.21
• Mise à jour le 19/01/2022 - version 6.20
• Mise à jour le 26/11/2021 - version 6.18
• Mise à jour le 04/11/2021 - version 6.17
• Mise à jour le 14/10/2021 - version 6.16