Agefodd/Documentation utilisateur

Présentation du module

Agefodd est un module destiné à la gestion d'un centre de formation. L’utilisation du module Agefodd complète Dolibarr en permettant la gestion administrative et logistique des sessions de formations, des formateurs, des participants et des lieux de formation. Il permet également la création d’un catalogue de formation, de leurs sessions, gère les tiers associés à une session de formation (formateurs et stagiaires) et leur état (confirmé, présent…), les lieux de formation et les plannings. Il génère les documents nécessaires tout au long de la préparation (programme de formation, convention de formation, convocation, lettre de mission formateur) et à l’issue de la formation (feuille de présence et attestation de formation – avec dispositions selon la DIRRECTE). Voir le chapitre Annexes. Agefodd apporte une assistance administrative en présentant la liste des tâches afférentes à une formation avec leur état d’avancement. Des dictionnaires sont personnalisables afin d’adapter Agefodd à l’utilisation nécessaire.

Remarque : Agefodd existe en version démo et en version complète. La version démo ne permet pas la génération des documents administratifs.

Ce que sait faire Agefodd

• Gérer un catalogue de formation,
• Gérer un annuaire de contacts tiers (stagiaires, formateurs, correspondants, formations, structures),
• Gérer le planning et simplifier l'organisation de sessions de formations (intra ou inter entreprise et multi-formateurs),
• Gérer des tâches administratives liées à l'organisation de sessions de formation,
• Automatiser la classification des tâches par ordre de priorités réelles,
• Produire de façon automatisée les documents administratifs,
• Afficher des statistiques dynamiques sur l'état de la formation.

Informations pratiques

• Ce module fonctionne à partir de la version 3.7

• Plateforme de test (Rappel : la version démo ne permet pas la génération des documents administratifs)

• Disponible sur Dolistore

Installation

Installation initiale

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.

• Décompresser le fichier .zip en le plaçant dans le répertoire racine de Dolibarr.

• Toujours vérifier les autres opérations d'installation dans le fichier README-FR.

Remarque : L’installation du module Agefodd nécessite la présence d’un dossier « custom » dans le dossier « htdocs ».

• Le répertoire « custom », initialement, a été créé pour différencier les modules natifs de Dolibarr des modules ajoutés par les utilisateurs. Tous les modules additionnels n’utilisent pas ce répertoire et peuvent être installés dans le répertoire racine. Dans le cas où le répertoire « custom » est nécessaire pour le déploiement de modules, suivre la procédure suivante :

• Attention : la réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en programmation malgré la simplicité de la procédure expliquée ci-après.

• Dans votre répertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.

• Trouver les lignes :

  //$dolibarr_main_url_root_alt=… et //$dolibarr_main_document_root_alt=…

Ou

  #$dolibarr_main_url_root_alt=… et #$dolibarr_main_document_root_alt=…

• Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohérente par rapport à votre installation de Dolibarr en vous référant aux lignes :

$dolibarr_main_url_root=… et $dolibarr_main_document_root=…

• Par exemple pour un système UNIX/Linux/MacOS X, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';

• Par exemple pour un système Microsoft Windows, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';

Installation de mise à jour

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
• Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
• Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier « \htdocs\agefodd ».
• Rafraîchir la page de configuration des modules dans le navigateur.
• Réactiver le module mis à jour.

Activation

• L’activation du module, qu’elle soit initiale ou de mise à jour, se fait en cliquant sur l’icône à droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/ configuration/ modules/
• Il est parfois nécessaire de répéter l’opération de désactivation/ réactivation afin de s’assurer de la bonne installation d’un module.

Permissions d'accès des utilisateurs aux fonctionnalités d'Agefodd

• Le module Agefodd gère les autorisations en fonction des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. Il est possible de limiter les droits des utilisateurs individuellement ou par groupe en autorisant (avec le +) ou interdisant (avec le -) les droits suivants sur la fiche utilisateur ou groupe :

Agefodd

Configuration / Paramétrages

Paramétrage des variables du modules

La page de configuration du module Agefodd vient en complément du paramétrage de Dolibarr spécialement pour l’activité de formation. On enregistre dans Dolibarr les données de l’entreprise et dans Agefodd les données du centre de formation. Cette page permet d’enregistrer les informations de fonctionnement et les données qui apparaîtront sur pieds de page et en-tête des documents générés, tels que le numéro de déclaration d’activité de centre de formation auprès de la préfecture et le département de la préfecture dont dépend l’organisme de formation.

Remarque : Le logo dans l’en-tête des documents générés par Agefodd sera le logo enregistré dans la configuration de la société/institution de Dolibarr. Le logo demandé dans la configuration du module Agefodd est le « tampon » qui apparaîtra dans les signatures des documents.

Le statut par défaut des sessions de formation à leur création peut être modifié ici.

Cette même page de configuration propose l’activation de différents paramètres permettant de personnaliser le module tels que :

• Afficher le logo du commanditaire sur les documents.
• Possibilité de lier une facture sans nécessité de bon de commande.
• Afficher dans la liste des contacts (création de session) les contacts Dolibarr (plutôt que les correspondants Agefodd).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'une formation (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un formateur (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un participant (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un lieu (site) (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un contact Agefodd (plutôt qu'une liste déroulante).
• Création d'un événement dans l'agenda Dolibarr lié avec les créneaux horaire des sessions.
• Activer la gestion du temps des formateurs : cette variable est nécessaire pour l’affichage des agendas.
• Activer la variable Dolibarr global MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT : cette variable de Dolibarr sert dans les devis/ commande, facture à modifier le tiers destinataire dans le document. (paramètre à activer en cas de gestion des subrogations mais sans comptabilité dans Dolibarr : la facture sera liée au client dans Dolibarr alors que le document PDF sera affecté à un autre tiers).
• Gestion des certificats. Les certificats sont des justificatifs de formation à durée de validité limitée.
• Crée les certificats par défaut lors de l'inscription d’un participant.
• Gérer les OPCA.
• Afficher l'adresse du contact OPCA plutôt que celle de l'OPCA.
• Utiliser un éditeur WISIWYG pour le catalogue de formation.
• Les statuts d'inscription des participants sont calculés automatiquement.
• Ajouter le nom des participants dans les propositions commerciales / commandes.
• Activer la gestion des cursus.
• Utiliser la gestion des coûts avancés dans la session (facture fournisseurs).
• Le contact client d'une session n'est pas obligatoire.
• Filtre les formateurs dans les sessions

Paramétrage des actions de base des formations

Une liste d’actions par défaut du worklfow administratif de l’activité de centre de formation est définie dans Agefodd et est arborisée comme suit :

• Transmission de la convention : envoi convention (Voie postale ou numérique avec accusé de réception)
• Préparation de l’action : inscription des stagiaires
• Envoi des convocations : préparation du dossier (convocation, règlement intérieur, programme de formation, conseils pratiques) ; envoi du dossier à chaque stagiaire (formation interentreprises) ou

responsable de formation (formation intra-entreprise)

• Vérification et mise en place des moyens : vérification du retour de la convention de formation signée
• Exécution de la prestation
• Clôture administrative : impression des attestations, création de la facture et vérification, création du courrier d’accompagnement, impression de la liasse administrative, envoi de la liasse administrative.

La succession des tâches peut être modifiée en cliquant sur les flèches de gauche :

Agefodd

• Pour modifier l’intitulé d’une tâche, sa catégorie ou le délai d’alerte, entrer le texte de remplacement et cliquer sur l’icône d'enregistrement.
• Pour ajouter une tâche dont la catégorie parente existe, en dessous de la liste des enregistrements, remplir son intitulé dans les champs disponibles, sélectionner la catégorie parent, entrer le délai puis cliquer sur le +.
• Pour créer une catégorie, créer d’abord une tache. Une tâche créée apparaît ensuite dans la liste déroulante des « niveaux parents » et peut donc être enregistrée en tant que catégorie de la dernière tâche créée.
• Des tâches spécifiques à une formation ou session de formation pourront aussi être créées au cas par cas dans l’onglet « suivi administratif » des sessions de formation. Elles ne s’afficheront que dans les formations et session dans lesquelles elles auront été ajoutées.

Paramétrage des horaires des sessions de formation

• Les horaires des sessions de formation peuvent être préenregistrés pour une sélection rapide à l’usage. Par défaut sont définis 2 jours de formation découpés en 2 demies journées de 8h à 12h et de 14h à 18h. Ces plages sont modifiables à l’enregistrement du calendrier lors de la création de sessions de formation.

• Pour ajouter une plage horaire, sélectionner le jour correspondant, l’heure de début et l’heure de fin de la plage et cliquer sur le +.

• Vous pouvez aussi, dans le page de configuration du module, enregistrer des plages de date pour les sessions de formation en indiquant les jours et horaires :

Agefodd

Paramétrage des attributs supplémentaires

Formations, Sessions et Cursus

Des champs supplémentaires peuvent être créés directement dans la configuration d’Agefodd.

La page de configuration permet d’enregistrer de nouveaux champs supplémentaires directement sur les fiches formation, session et cursus selon l’onglet sélectionné.

La création de champs supplémentaires dans Agefodd reprend la méthode native de Dolibarr.

Paramétrage des dictionnaires

Des dictionnaires sont disponibles pour personnaliser votre module Agefodd. Ils sont accessibles via Accueil/ Configuration/ Configuration des dictionnaires/ lignes Agefodd

• Dictionnaire des catégories de formation
• Dictionnaire des types de participants
• Dictionnaire des types de certificats
• Dictionnaires des diplômes/compétences

Le paramétrage des trois dictionnaires est réalisé de la même manière : il suffit d’enregistrer au futur type de participant, type de certificat ou catégorie de formation un intitulé, son ordre d’affichage (« sort ») (en plus d’un code interne au centre de formation pour la catégorie) et de terminer avec le bouton « Ajouter ».

Agefodd

Création des éléments préalables à la création du catalogue et des sessions de formation

Création des sites de formation

Création Fiche récapitulative d'un site de formation

Création des formateurs

Création' Fiche récapitulative d'un formateur

Création du catalogue de formation

Création Fiche récapitulative d'une formation

Création d'une session de formation

Création Fiche récapitulative d'une session de formation

Menu « agenda des sessions »

Agenda des sessions Agenda des formateurs Agenda session pour formateur === Menu « cursus » Création Fiche récapitulative d’un cursus

Données financières des sessions de formation

Calcul de marge Visibilité des informations financières Pour les utilisateurs Dans la conventions de formations

Autres fonctionnalités

Liaison de documents Export de données Ajout d’onglets Champs de recherche dans le menu gauche Boites d’informations en page d’accueil

Annexes

Liste des principaux documents générés automatiquement par le module Agefodd (non exhaustive) Lettre de mission formateur Programme de la formation Conseils pratiques Fiche de présence Fiche de présence vide Fiche d’évaluation Convention de formation Convocation Courrier accompagnant l’envoi des conventions de formation Courrier accompagnant l’envoi du dossier d’accueil Etat d'émargement collectif Etat d'émargement individuel Courrier accompagnant l’envoi du dossier de clôture Certificat