Agefodd/Documentation utilisateur

Présentation du module

Agefodd est un module destiné à la gestion d'un centre de formation. L’utilisation du module Agefodd complète Dolibarr en permettant la gestion administrative et logistique des sessions de formations, des formateurs, des participants et des lieux de formation. Il permet également la création d’un catalogue de formation, de leurs sessions, gère les tiers associés à une session de formation (formateurs et stagiaires) et leur état (confirmé, présent…), les lieux de formation et les plannings. Il génère les documents nécessaires tout au long de la préparation (programme de formation, convention de formation, convocation, lettre de mission formateur) et à l’issue de la formation (feuille de présence et attestation de formation – avec dispositions selon la DIRRECTE). Voir le chapitre Annexes. Agefodd apporte une assistance administrative en présentant la liste des tâches afférentes à une formation avec leur état d’avancement. Des dictionnaires sont personnalisables afin d’adapter Agefodd à l’utilisation nécessaire.

Remarque : Agefodd existe en version démo et en version complète. La version démo ne permet pas la génération des documents administratifs.

Ce que sait faire Agefodd

• Gérer un catalogue de formation,
• Gérer un annuaire de contacts tiers (stagiaires, formateurs, correspondants, formations, structures),
• Gérer le planning et simplifier l'organisation de sessions de formations (intra ou inter entreprise et multi-formateurs),
• Gérer des tâches administratives liées à l'organisation de sessions de formation,
• Automatiser la classification des tâches par ordre de priorités réelles,
• Produire de façon automatisée les documents administratifs,
• Afficher des statistiques dynamiques sur l'état de la formation.

Informations pratiques

• Ce module fonctionne à partir de la version 3.7

• Plateforme de test (Rappel : la version démo ne permet pas la génération des documents administratifs)

• Disponible sur Dolistore

Installation

Installation initiale

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.

• Décompresser le fichier .zip en le plaçant dans le répertoire racine de Dolibarr.

• Toujours vérifier les autres opérations d'installation dans le fichier README-FR.

Remarque : L’installation du module Agefodd nécessite la présence d’un dossier « custom » dans le dossier « htdocs ».

• Le répertoire « custom », initialement, a été créé pour différencier les modules natifs de Dolibarr des modules ajoutés par les utilisateurs. Tous les modules additionnels n’utilisent pas ce répertoire et peuvent être installés dans le répertoire racine. Dans le cas où le répertoire « custom » est nécessaire pour le déploiement de modules, suivre la procédure suivante :

• Attention : la réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en programmation malgré la simplicité de la procédure expliquée ci-après.

• Dans votre répertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.

• Trouver les lignes :

  //$dolibarr_main_url_root_alt=… et //$dolibarr_main_document_root_alt=…

Ou

  #$dolibarr_main_url_root_alt=… et #$dolibarr_main_document_root_alt=…

• Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohérente par rapport à votre installation de Dolibarr en vous référant aux lignes :

$dolibarr_main_url_root=… et $dolibarr_main_document_root=…

• Par exemple pour un système UNIX/Linux/MacOS X, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';

• Par exemple pour un système Microsoft Windows, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';

Installation de mise à jour

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
• Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
• Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier « \htdocs\agefodd ».
• Rafraîchir la page de configuration des modules dans le navigateur.
• Réactiver le module mis à jour.

Activation

• L’activation du module, qu’elle soit initiale ou de mise à jour, se fait en cliquant sur l’icône à droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/ configuration/ modules/
• Il est parfois nécessaire de répéter l’opération de désactivation/ réactivation afin de s’assurer de la bonne installation d’un module.

Permissions d'accès des utilisateurs aux fonctionnalités d'Agefodd

• Le module Agefodd gère les autorisations en fonction des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. Il est possible de limiter les droits des utilisateurs individuellement ou par groupe en autorisant (avec le +) ou interdisant (avec le -) les droits suivants sur la fiche utilisateur ou groupe :

Agefodd

Configuration / Paramétrages

Paramétrage des variables du modules

La page de configuration du module Agefodd vient en complément du paramétrage de Dolibarr spécialement pour l’activité de formation. On enregistre dans Dolibarr les données de l’entreprise et dans Agefodd les données du centre de formation. Cette page permet d’enregistrer les informations de fonctionnement et les données qui apparaîtront sur pieds de page et en-tête des documents générés, tels que le numéro de déclaration d’activité de centre de formation auprès de la préfecture et le département de la préfecture dont dépend l’organisme de formation.

Remarque : Le logo dans l’en-tête des documents générés par Agefodd sera le logo enregistré dans la configuration de la société/institution de Dolibarr. Le logo demandé dans la configuration du module Agefodd est le « tampon » qui apparaîtra dans les signatures des documents.

Le statut par défaut des sessions de formation à leur création peut être modifié ici.

Cette même page de configuration propose l’activation de différents paramètres permettant de personnaliser le module tels que :

• Afficher le logo du commanditaire sur les documents.
• Possibilité de lier une facture sans nécessité de bon de commande.
• Afficher dans la liste des contacts (création de session) les contacts Dolibarr (plutôt que les correspondants Agefodd).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'une formation (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un formateur (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un participant (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un lieu (site) (plutôt qu'une liste déroulante).
• Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un contact Agefodd (plutôt qu'une liste déroulante).
• Création d'un événement dans l'agenda Dolibarr lié avec les créneaux horaire des sessions.
• Activer la gestion du temps des formateurs : cette variable est nécessaire pour l’affichage des agendas.
• Activer la variable Dolibarr global MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT : cette variable de Dolibarr sert dans les devis/ commande, facture à modifier le tiers destinataire dans le document. (paramètre à activer en cas de gestion des subrogations mais sans comptabilité dans Dolibarr : la facture sera liée au client dans Dolibarr alors que le document PDF sera affecté à un autre tiers).
• Gestion des certificats. Les certificats sont des justificatifs de formation à durée de validité limitée.
• Crée les certificats par défaut lors de l'inscription d’un participant.
• Gérer les OPCA.
• Afficher l'adresse du contact OPCA plutôt que celle de l'OPCA.
• Utiliser un éditeur WISIWYG pour le catalogue de formation.
• Les statuts d'inscription des participants sont calculés automatiquement.
• Ajouter le nom des participants dans les propositions commerciales / commandes.
• Activer la gestion des cursus.
• Utiliser la gestion des coûts avancés dans la session (facture fournisseurs).
• Le contact client d'une session n'est pas obligatoire.
• Filtre les formateurs dans les sessions

Paramétrage des actions de base des formations

Une liste d’actions par défaut du worklfow administratif de l’activité de centre de formation est définie dans Agefodd et est arborisée comme suit :

• Transmission de la convention : envoi convention (Voie postale ou numérique avec accusé de réception)
• Préparation de l’action : inscription des stagiaires
• Envoi des convocations : préparation du dossier (convocation, règlement intérieur, programme de formation, conseils pratiques) ; envoi du dossier à chaque stagiaire (formation interentreprises) ou responsable de formation (formation intra-entreprise)
• Vérification et mise en place des moyens : vérification du retour de la convention de formation signée
• Exécution de la prestation
• Clôture administrative : impression des attestations, création de la facture et vérification, création du courrier d’accompagnement, impression de la liasse administrative, envoi de la liasse administrative.

La succession des tâches peut être modifiée en cliquant sur les flèches de gauche :

Agefodd

• Pour modifier l’intitulé d’une tâche, sa catégorie ou le délai d’alerte, entrer le texte de remplacement et cliquer sur l’icône d'enregistrement.
• Pour ajouter une tâche dont la catégorie parente existe, en dessous de la liste des enregistrements, remplir son intitulé dans les champs disponibles, sélectionner la catégorie parent, entrer le délai puis cliquer sur le +.
• Pour créer une catégorie, créer d’abord une tache. Une tâche créée apparaît ensuite dans la liste déroulante des « niveaux parents » et peut donc être enregistrée en tant que catégorie de la dernière tâche créée.
• Des tâches spécifiques à une formation ou session de formation pourront aussi être créées au cas par cas dans l’onglet « suivi administratif » des sessions de formation. Elles ne s’afficheront que dans les formations et session dans lesquelles elles auront été ajoutées.

Paramétrage des horaires des sessions de formation

• Les horaires des sessions de formation peuvent être préenregistrés pour une sélection rapide à l’usage. Par défaut sont définis 2 jours de formation découpés en 2 demies journées de 8h à 12h et de 14h à 18h. Ces plages sont modifiables à l’enregistrement du calendrier lors de la création de sessions de formation.

• Pour ajouter une plage horaire, sélectionner le jour correspondant, l’heure de début et l’heure de fin de la plage et cliquer sur le +.

• Vous pouvez aussi, dans le page de configuration du module, enregistrer des plages de date pour les sessions de formation en indiquant les jours et horaires :

Agefodd

Paramétrage des attributs supplémentaires

Formations, Sessions et Cursus

Des champs supplémentaires peuvent être créés directement dans la configuration d’Agefodd.

La page de configuration permet d’enregistrer de nouveaux champs supplémentaires directement sur les fiches formation, session et cursus selon l’onglet sélectionné.

La création de champs supplémentaires dans Agefodd reprend la méthode native de Dolibarr.

Paramétrage des dictionnaires

Des dictionnaires sont disponibles pour personnaliser votre module Agefodd. Ils sont accessibles via Accueil/ Configuration/ Configuration des dictionnaires/ lignes Agefodd

• Dictionnaire des catégories de formation
• Dictionnaire des types de participants
• Dictionnaire des types de certificats
• Dictionnaires des diplômes/compétences

Le paramétrage des trois dictionnaires est réalisé de la même manière : il suffit d’enregistrer au futur type de participant, type de certificat ou catégorie de formation un intitulé, son ordre d’affichage (« sort ») (en plus d’un code interne au centre de formation pour la catégorie) et de terminer avec le bouton « Ajouter ».

Agefodd

Menu, liens de menu et page d'accueil du module

Menu principal

Le module Agefodd créé dans le menu principal de Dolibarr un onglet « Formation » :

Agefodd

Menu secondaire (gauche) et liens de menus du module

Agefodd

Catalogue des formations : affiche la liste des formations actives.

• Formations actives : affiche également la liste des formations actives.
• Formations archivées : affiche la liste des formations archivées.
• Nouvelle formation : affiche la page de création d’une nouvelle formation dans le catalogue.

Sessions de formation : affiche la liste de toutes les sessions de formation enregistrées.

• Sessions envisagées : affiche la liste des sessions au statut « envisagé ».
• Sessions confirmées : affiche la liste des sessions au statut « confirmé ».
• Sessions non réalisées : affiche la liste des formations au statut « non réalisées ».
• Sessions réalisées : affiche la liste des formations au statut « réalisées ».
• Sessions archivées : affiche la liste des sessions au statut « archivé ».
• Archivage par année : permet un archivage des sessions de formation en masse.
• Nouvelle session : affiche la page de création d’une session d’une formation présente au catalogue.
• Statistiques : affiche un tableau de bord filtrable par tiers, formation, formateur ou utilisateur et année avec graphique.
• Suivi administratif : affiche la liste des formations dont les tâchesadministratives ne sont pas toutes effectuées en totalité. Un code couleur permet de gérer les urgences.

Participants : affiche la liste de tous les contacts participants activés.

• Liste participants : affiche la liste de tous les participants activés.
• Nouveau participant : affiche la page de création d’un participant encore inconnu.
• Nouveau depuis contact : affiche la page d’enregistrement d’un contact connu dans Dolibarr en tant que participant à une session de formation.

Logistique : affiche la liste des sites de formation avec différentes options de filtrage.

• Gestion des sites : affiche la liste des sites de formation actifs et lien vers les sites archivés et bouton de création d’un nouveau site de formation.
• Gestion de formateurs : affiche la liste des formateurs actifs et lien vers les formateurs archivés et bouton de création d’un nouveau formateur.

Agenda par session

• Agenda des sessions : affiche un agenda global du centre de formation sur lequel figurent toutes les sessions de formations enregistrées.
• Agenda par formateur : affiche l’agenda d’un formateur sélectionné sur lequel figurent toutes les formations qui lui incombent.
• Agenda session pour formateur : affiche l’agenda d’un formateur utilisateur de Dolibarr.

Cursus

• Liste des cursus : affiche la liste des cursus enregistrés.
• Nouveau cursus : affiche la page de création d'un nouveau cursus.

Page d'accueil du module

La page d’accueil du module affiche le suivi de l’activité de formation professionnelle avec des tableaux permettant de visualiser :

• Les statistiques.

• Un tableau de bord de travail global.

• Les cinq dernières sessions de formation réalisées.

• Le top 5 des formations réalisées.

• La liste des clients dont la certification expire dans 6 mois.

Création des éléments préalables à la création du catalogue et des sessions de formation

Il est plus pratique de créer d’abord tous les éléments nécessaires à l’enregistrement d’une nouvelle formation dans le catalogue. Ces éléments pourront bien sûr être modifiés et d’autres ajoutés au fil de l’utilisation et de l’enregistrement de nouvelles sessions de formation, lieux et tiers associés.

Les pages de création sont accessibles à partir du menu du module Agefodd et des liens de menu associés :

Agefodd

Remarque : les listes déroulantes proposées dans les fiches de création peuvent être remplacées par une liste améliorée de recherche. Cette fonctionnalité est paramétrable dans le chapitre « Paramétrage des variables du module » page 9.

Création de services dans Dolibarr

Il peut être intéressant d’utiliser le module « Services » de Dolibarr en complément du module Agefodd. Utiliser cette fonctionnalité permet d’associer à une formation un service qui pourra apparaître sur les factures et permettre une analyse statistique plus précise et une génération de la liasse administrative complète.

Cette information sera utilisée à la création d’une formation : Agefodd propose l’association d’un produit enregistré dans Dolibarr à la formation ou session créée dans Agefodd.

Exemple de services Dolibarr utiles et pertinents dans Agefodd :

• Heure de formation inter-entreprise,

• Heure de formation intra-entreprise,

• Formation Excel niveau 1,

• Formation Excel niveau 2.

Aussi, lors de l'édition d'une proposition commerciale, il sera alors possible d'éditer un PDF comprenant le devis et le programme de la formation en utilisant l'onglet « session de formation » de la fiche proposition commerciale :

Sélectionnez d'abord le programme de formation à ajouter à la proposition commerciale avec la liste déroulante.

Agefodd

Revenez sur la fiche de la proposition commerciale. Dans le tableau de génération de document, cocher la ligne correspondant à la proposition commerciale pour l'ajouter au PDF généré :

Agefodd

Création de tiers dans Dolibarr

En fonction des paramétrages définis, notamment « Affiche dans la liste des contacts (création de session) les contacts Dolibarr (plutôt que les correspondant Agefodd) », les tiers de Dolibarr peuvent être nécessaires à certaines utilisations du module Agefodd pour un enregistrement simplifié des formateurs et des participants aux sessions de formation, mais aussi, dans le cas de subrogation avec prise en charge du financement total ou en partie par un OPCA.

• OPCA : création d’un tiers client avec contact(s),

• Participant : création d’un tiers client avec contact(s) ou d’un contact sans tiers,

• Formateur : création d’un tiers fournisseur avec contact(s) ou d’un contact sans tiers,

• Site de formation : création d’un tiers fournisseur avec contact(s).

Ces données seront nécessaires pour l’enregistrement des subrogations et l’édition des documents qui devront être adressés à chacun des tiers et/ ou contacts, que ce soit les documents liés à la formation ou les documents commerciaux tels que les devis et factures.

Voir dans les chapitres suivants pour l’affichage dans Agefodd des données Dolibarr.

Création des catégories de formation

La création de catégories de formation est effectuée par le paramétrage du dictionnaire « type de formation » (voir le chapitre « Paramétrage des dictionnaires ». Elles peuvent être, par exemple :

• Linguistique

• Informatique

• Gestion

La création de catégories et l’enregistrement de formations au sein de celles-ci permet une sélection plus rapide et un tri plus pertinent dans les statistiques et l’affichage.

Création des sites de formation

Création

Un site de formation peut être lié à un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la même façon que la création de services dans Dolibarr, cette entrée permet de lier des charges afférentes aux sessions de formation par la facturation fournisseurs de location de locaux.

Lors de la création d’un site de formation, la fiche de création propose la sélection d’une entreprise tierce à lier au site de formation.

Il est possible d'importer directement l'adresse du tiers ou de saisir une autre adresse lors de la procédure de création.

L'adresse et l'intitulé du site seront utilisés sur les documents « Convocation » et « Conseils pratiques ».

Remarque : Si le centre de formation possède un lieu de formation, il est pertinent de créer l’organisme de formation lui-même en tant que tiers « ni prospect, ni client » mais « fournisseur ».

L’accès à la page de création d’un site de formation s’effectue depuis le menu principal « Formation », lien de menu secondaire « logistique », lien « gestion des sites » :

Agefodd

La page affichera la liste des sites enregistrés. Un clic sur le bouton « créer » ouvre la page de création :

Agefodd

• Réf du site : Le nom du site sera aussi affiché sur les documents.

• Société : Sélectionner un tiers dans la liste déroulante pour lier un site à un fournisseur.

• Importer l'adresse du client : Remplissage automatique depuis la fiche tiers créée dans Dolibarr.

• Commentaire : Commentaire privé qui n'apparaît pas sur les documents.

• Instructions d'accès au site de la formation : Conseils pratiques

• Repas, hébergement possible, divers : Options incluses dans le prix de la formation.

Terminer la procédure de création d’un site en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Fiche récapitulative d'un site de formation

Une fois le site de formation créé, la fiche du site de formation s’affiche. Cette fiche sera désormais accessible depuis la liste des sites de formation en cliquant sur le lien de menu « gestion des sites ».

La fiche du site affiche les onglets « fiches », « règlement intérieur » et « sessions de formation ».

Agefodd

L’onglet « Fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur le site de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

• Le bouton « modifier » ré-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter ou supprimer des informations.

• Le bouton « supprimer » effacera le site de la base de données. Il n’apparaîtra plus dans aucune liste et ne pourra plus être utilisé. Il restera lié aux formations qui s’y seront déroulées sans que sa fiche ne soit accessible puisque supprimée.

• Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement du site de formation dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des sites de formations.

Remarque : Un site de formation archivé peut être réactivé : Le bouton « archiver » de la fiche d’un site de formation actif devient sur la fiche d’un site de formation archivé « activer ». La liste des sites de formation archivés est accessible depuis la page d’accueil du menu secondaire « logistique » en cliquant sur le lien « afficher les sites archivés » :

Agefodd

La page permet un filtrage selon différents éléments et affiche des informations et statistiques par session de formation telles que le nombre de participants et les ratios participants prospect/ confirmés/ annulés.

Le code couleur indique si le nombre minimum de stagiaires est atteint ou non. Ces informations seront détaillées dans le chapitre de Création d’une session de formation.

Création des formateurs

Création

Un formateur peut être lié à un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la même façon que la création de services et les sites de formation interne au centre de formation dans Dolibarr, cette entrée permet de lier des charges afférentes aux sessions de formation par la facturation fournisseurs de sous-traitance de prestations de formation.

Remarque : Si le centre de formation possède son formateur en interne, il est pertinent de créer le contact de l’organisme de formation lui-même en contact ou en tant qu’utilisateur de Dolibarr.

L’accès à la page de création d’un site d'un formateur s’effectue depuis le menu principal « Formation », lien de menu secondaire « logistique », lien « gestion des formateurs » :

Agefodd

La page affichera la liste des formateurs enregistrés. Un clic sur le bouton « créer » ouvre la page de sélection de contacts pour l’enregistrement en tant que formateur.

Lors de la création d’un formateur, la page propose la sélection par liste déroulante d’un contact tiers ou d’un utilisateur existant dans Dolibarr et affiche le lien « nouveau contact » ou « nouvel utilisateur » si celui-ci doit être créé.

Agefodd

Cliquer sur les liens « nouveau contact » ou « nouvel utilisateur » mène à la page de création de contact de tiers ou d’un utilisateur Dolibarr.

À la création d'un formateur, vous pouvez enregistrer un diplôme et lui affecter des sessions de formations avec les icônes d'édition. Dans le tableau, sélectionner la session de formation ou le diplôme et ajouter le avec le + ou retirer le avec le -.

Remarque : Si un diplôme/compétence est affecté à un formateur, lors de la sélection de la formation d'une session, seuls les formateurs compétents pour le sujet seront sélectionnables. Cette fonctionnalité peut être paramétrée dans l'administration du module en activant ou désactivant l'option « Filtrer les formateurs dans les sessions ». Créer un diplôme pour l'affecter à un formateur : Un paramétrage des dictionnaires permet l'enregistrement des diplômes à sélectionner lors de la création d'un formateur. Le dictionnaire est accessible depuis Accueil > Configuration > Dictionnaires > Agefodd – Diplômes et compétences des formateurs.

Terminer la procédure de création d’un formateur en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Fiche récapitulative d'un formateur

Une fois le formateur créé, la fiche du formateur s’affiche. Cette fiche sera désormais accessible depuis la liste des formateurs en cliquant sur le lien de menu « gestion des formateurs ».

La fiche du formateur affiche les onglets « fiches » et « sessions de formation ». Elle offre la possibilité de modifier, supprimer et archiver le formateur en cliquant sur le bouton adéquat.

Agefodd

L’onglet « Fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur le site de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :

• Le bouton « modifier le contact »ré-ouvre la fiche et permet de corriger les informations.

• Le bouton « supprimer » effacera le formateur de la base de données. Il n’apparaîtra plus dans aucune liste et ne pourra plus être utilisé. Il restera lié aux formations qu’il aura effectuées sans que sa fiche ne soit accessible puisque supprimée.

• Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement du formateur dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des formateurs.

Remarque : Un formateur « archivé » peut être réactivé : Le bouton « archiver » de la fiche d’un formateur actif devient sur la fiche d’un formateur archivé « activer ». La liste des formateurs archivés est accessible depuis la page d’accueil du menu secondaire « logistique » en cliquant sur le lien « afficher les comptes archivés » :

Agefodd

Une fois le paramétrage effectué et les informations préalables à la bonne utilisation du module Agefodd enregistrées, il est possible de créer le catalogue des formations.

Création du catalogue de formation

Une session de formation est forcément liée à une formation. Il est donc nécessaire de créer des formations avant de créer des sessions de formation.

Les liens de menu secondaire « catalogue de formations » affiche la liste des formations actives et propose les liens permettant d‘afficher la liste des formations actives, la liste des formations archivées et la page de création d’une nouvelle formation.

Création

La page de création d’une formation dans le catalogue est accessible depuis le menu principal « formation », menu secondaire « Catalogue des formations », lien « nouvelle formation » :

Agefodd

La première partie de la page de création donne accès à l‘enregistrement des informations de base de la formation :

Agefodd

• Intitulé : Nom de la formation.

• Référence : Référence automatique personnalisable dans la configuration du module Agefodd.

• Réf. Interne : Référence interne au centre de formation.

• Durée (heures)

• Durée de validité du : Voir le paragraphe "Gestion des certificats"

• Nombre minimum d'inscrit pour confirmer la session : Entre en considération dans le code couleur des statistiques.

• Catégorie Formation : Sélection d'une catégorie à laquelle appartient la formation.

• Produit ou service associé : Service Dolibarr permettant la facturation des sessions de formation par l'utilisation de Dolibarr en tant que ERP. Voir le chapitre "Visibilité des informations financières".

La seconde partie de la page de création permet de renseigner différents champs :

Agefodd

• Type de public

• Méthode pédagogique

• Document nécessaire

• Équipement nécessaire

• Pré-requis

• Moyens pédagogiques

• Sanction de la formation

Ces champs seront repris dans les documents administratifs générés par Agefodd présentés en annexes.

Les champs supplémentaires dont la création est proposée dans la configuration de départ du module Agefodd (voir le paragraphe « Paramétrage des attributs supplémentaires »), apparaissent ici :

• « Champ supplémentaire formation » : Par exemple, il est possible de paramétrer l’affichage d’une liste déroulante permettant de sélectionner « initiale », « continue » et « alternance ».

Terminer la procédure en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Les objectifs pédagogiques de la formation peuvent être enregistrés dans le tableau en dessous des champs précédemment remplis en cliquant sur le + puis en enregistrant avec l’icône dédiée.

Annexes

Liste des principaux documents générés automatiquement par le module Agefodd (non exhaustive)

Lettre de mission formateur Programme de la formation Conseils pratiques Fiche de présence Fiche de présence vide Fiche d’évaluation Convention de formation Convocation Courrier accompagnant l’envoi des conventions de formation Courrier accompagnant l’envoi du dossier d’accueil Etat d'émargement collectif Etat d'émargement individuel Courrier accompagnant l’envoi du dossier de clôture Certificat