Agefodd V5/Documentation utilisateur

Présentation du module

Agefodd est un module intégré à l’environnement Dolibarr,destiné à la gestion d'un organisme de formation.Il permet de piloter les formations d'un centre de formation en temps réel et de centraliser la gestion commerciale et administrative en un seul logiciel. Cet outil génère automatiquement tous les documents obligatoires: de la feuille d’émargement au bilan pédagogique et financier (BPF), à partir de la création d’une session de formation ou d’une simple proposition commerciale.

Agefodd V4 a été créé pour offrir une meilleure ergonomie et expérience utilisateur. Pour plus d'information sur les fonctionnalités globales du module Agefodd, veuillez vous rendre sur la documentation Agefodd ou Agefodd V2 et V3.

Nouveautés Agefodd V4

Les nouveautés de la version 4 d'Agefodd sont abordées dans le détail de cette documentation:

Formation

• Revu de l’écran de configuration des tâches administratives sur une formation du catalogue

Agefodd V3

Session Fiche

• Possibilité de confirmer la présence des participants en un clique

Document

• Ajout de document feuille d'émargement par société
• Ajout d'un document feuille d'émargement par participant par mois

Calendrier

• Changer le statut en masse des créneaux horaires
• Lors de la modification d'un créneau horaire sur le calendrier de la session et du formateur sont mis à jour en même temps

Vue planning

• Permet de définir en une action un créneau session/participant/formateur

Administration du module Onglet général

• Possibilité de définir le statut des créneaux horaires par défaut à leur création dans la session

Onglet options

• Masquer la mention légale sous le titre "Signature" dans les feuilles d'émargement par participant
• Type de relation par défaut dans l'onglet session de formation d'un tiers
• Masquer la colonne société dans les feuilles d'émargement pour l'ajouter dans le nom du participant
• Activer la possibilité de réservation des salles de formation dans le module Agenda

Onglet Portail externe

• Ajout d'options sur la configuration des interactions avec le portail externe

Portail externe Apprenant

• Ajout de la fonctionnalité d'accès au portail pour les apprenants
• Liste des sessions
• Déclaration des présences/absences avec envoi d'email au formateur
• Téléchargement de documents
• L'apprenant peut déposer des fichiers pour le centre de formation et/ou à son formateur (à partir de la version 10)

Portail externe Formateur

• Agenda formateur sur le portail

Agefodd V4

• Possibilité de déclarer des indisponibilités formateur
• Le formateur peut déposer des fichiers pour le centre de formation et/ou à ses apprenants

Agenda

• Agenda formateur et apprenant exportable au format ICS en temps réel et possibilité de l'envoyer par e-mail depuis Dolibarr

Informations pratiques

• Agefodd V3 fonctionne à partir de la version 8.0 de Dolibarr.

• Découvrez le module sur la Démo Agefodd (Rappel : la version démo ne permet pas la génération des documents administratifs)

• Disponible sur Dolistore :
  • Agefodd V3
  • Agefodd V3 + Formation
  • Agefodd V3 + DocEdit + Formation
  • Agefodd V3 + DocEdit + Formation + Portail Client

• Plus d'information sur le module complémentaire DocEdit

• Formation préconisée : 1 journée (pour un utilisateur confirmé de Dolibarr)

Installation

Installation initiale

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.

• Décompresser le fichier .zip en le plaçant dans le répertoire racine de Dolibarr.

• Toujours vérifier les autres opérations d'installation dans le fichier README-FR.

Remarque : L’installation du module Agefodd V2 nécessite la présence d’un dossier « custom » dans le dossier « htdocs ».

• Le répertoire « custom », initialement, a été créé pour différencier les modules natifs de Dolibarr des modules ajoutés par les utilisateurs. Tous les modules additionnels n’utilisent pas ce répertoire et peuvent être installés dans le répertoire racine. Dans le cas où le répertoire « custom » est nécessaire pour le déploiement de modules, suivre la procédure suivante :

• Attention : la réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en programmation malgré la simplicité de la procédure expliquée ci-après.

• Dans votre répertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.

• Trouver les lignes :

  //$dolibarr_main_url_root_alt=… et //$dolibarr_main_document_root_alt=…

Ou

  #$dolibarr_main_url_root_alt=… et #$dolibarr_main_document_root_alt=…

• Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohérente par rapport à votre installation de Dolibarr en vous référant aux lignes :

$dolibarr_main_url_root=… et $dolibarr_main_document_root=…

• Par exemple pour un système UNIX/Linux/MacOS X, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';

• Par exemple pour un système Microsoft Windows, à partir de Dolibarr 3.5 :

$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';

$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';

$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';

Installation de mise à jour

  Avant toute chose, penser à faire une sauvegarde de votre base de données.

• Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
• Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
• Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier « \htdocs\agefodd ».
• Rafraîchir la page de configuration des modules dans le navigateur.
• Réactiver le module mis à jour.

Activation

• L’activation du module, qu’elle soit initiale ou de mise à jour, se fait en cliquant sur l’icône à droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/ configuration/ modules/
• Il est parfois nécessaire de répéter l’opération de désactivation/ réactivation afin de s’assurer de la bonne installation d’un module.